Organiser son voyage en 7 étapes !

La méthode en 7 étapes pour organiser son voyage !

Organiser un voyage, comme ça, à première vue, semble être un jeu d’enfant ! Tout le monde peut le faire ! Oui, mais pas n’importe comment … pour éviter les mauvaises surprises !

Souvent les voyageurs se retrouvent face à des  » imprévus » qui leur font :

  • annuler leur voyage au dernier moment : »Mais depuis quand il faut un visa pour ce voyage ? » a dit une fois la dame devant moi au douanier à l’aéroport …
  • prendre du retard dans leur programme et leur font perdre un temps précieux : le bus qui passe habituellement toutes les heures ne passera que deux fois aujourd’hui car c’est la fête nationale ! Le premier est passé il y a 8 minutes et le second est dans 5h…
  • prendre des risques inutilement: « Les assurances voyages ça sert à rien ! C’est de l’argent foutu en l’air : on s’en sert jamais … » Sauf la fois où …!
  • exploser votre budget initial : vous aviez tout budgétisé précisément (vols + hôtels en demi-pension + excursions et assurances ( car vous aviez lu notre article ) mais avec un budget à la louche (et petite la louche… genre cuillère à café !) pour les détails que voici : trajet de chez vous à l’aéroport international, transferts sur place, les repas hors de la demi-pension, les apéros et le vin ( gros budget ça ! et jamais compris dans les demi-pensions), les pourboires (obligatoires dans certains pays), les courses d’hygiène bébé sur place (les bagages sont limités en poids et les couches et les petits pots à l’étranger sont aussi un budget !), les dizaines de bouteilles d’eau que vous allez acheter (au prix fort) car souvent l’eau du robinet n’est pas potable dans de nombreux endroits du monde et que ceux qui l’ont essayée n’ont pas recommencé… Et enfin, les frais de change (Aïe ! Aïe ! Aïe !) et le fameux budget souvenirs (Ouille ! Ouille ! Ouille ! ) sous couvert de « Oui c’est un peu cher mais ça, on ne le trouvera qu’ici et puis on ne reviendra peut-être pas … « .

 

Budget explosé : soupe aux cailloux assuré ! Crédit photo : Catherine Jobert

Ou alors :

  • piquer des grosses colères à la réception de l’hôtel : vous avez bien deux chambres doubles de réservées pour vous (lit king size) et vos enfants (lit jumeaux). Mais comme rien n’était précisé à la réservation, elles sont chacunes à un bout de l’hôtel et pas la peine de préciser que vos enfants sont encore petits. Il est donc indispensable que vous soyez proche. Seulement voilà : l’hôtel est COMPLET !
  • vivre de grosses déceptions : arrivés au point de rencontre habituel (vous avez déjà fait cette excursion il y a 4 ans en amoureux) pour le départ en excursion (tellement formidable que vous avez choisi de revivre ce séjour avec vos enfants spécialement pour ça !) on vous informe que les enfants de moins de 6 ans ne peuvent pas (pour des raisons de sécurité) partir … Bien évidemment vos enfants ont 5 et 7 ans et vous vous retrouvez face au choix cornélien de tout annuler pour tout le monde ou qu’un parent parte en excursion avec le plus grand et que l’autre parent console le plus petit …
  • regretter de ne pas s’être attarder sur les détails : vous allez embarquer sur un vol de 11h avec votre enfant de 12 mois. Vous êtes calme et détendu car vous savez que vous avez réservé un berceau dans l’avion pour que votre enfant (et vous) puissiez passer un voyage serein. Heureusement que votre copine de yoga vous a parlé de cette formidable solution pour les bébés jusqu’à 12 kg… Sauf que vous, la compagnie que vous prenez, ne vole pas avec les mêmes avions et donc pas le même matériel. Et par conséquent, le poids des bébés dans les nacelles est limité à 10 kilos !  Comme votre bout-chou à vous il est plutôt en forme, voir très très en forme , il fait déjà 11 kilos ! Résultat votre bébé d’amour sur vos genoux pendant 11h de vol ou un siège tarif enfant à payer au dernier moment (si il reste de la place et qu’ il soit possible d’être à côté du votre …) .

Tout ça pour dire qu’en réalité, beaucoup d' »imprévus » sont prévisibles et peuvent être évités!

C’est souvent par manque d’informations « on découvrira sur place ! » ou non complètes « on m’a dit que… » , par grand optimisme « pas de stress, tout va bien se passer : c’est les vacances »,  par excès de confiance « c’est bon on connait, on est rodé ! » ou tout simplement un petit oubli « je comprend pas, d’habitude j’y pense toujours … » que l’on commet la bourde !

Alors voici les 7 étapes que nous vous conseillons de suivre pour créer votre voyage en limitant au maximum ces « imprévus »:

1-La base de la méthode : Penser aux dates !

Planification de voyage : l’importance des dates ! Crédit photo : Catherine Jobert

On se renseigne sur :

  • les saisons là bas afin d’éviter : les moussons, les cyclones, les périodes de grands vents …
  • les jours fériés (pour ne pas se retrouver devant des portes closes le jour de la visite). Et les événements, car si on peut être sur place, à deux jours prés, pour vivre une fête traditionnelle : ça peut être sympa !
  • les dates de congés scolaires ou ponts (ici et là-bas) qui font exploser les tarifs.

Ces informations peuvent être trouvées sur le site de l’office de tourisme de la destination concernée.

Pour les dates de congés en France métropolitaine voir le : calendrier scolaire

2-Informez-vous sur les formalités liées à votre destination

Même en cas de crise: ne mangez pas votre passeport ! /Crédit photo: Catherine Jobert

On se renseigne sur:

  • Les formalités douanières ( validité du passeport, nécessité d’un éventuel visa, les droits de séjours …)
  • Les vaccins ou traitements préventifs à prendre (je pense surtout au paludisme). Pas la peine d’envisager un séjour dans une zone à risques d’un point de vue sanitaire si vos enfants sont trop jeunes pour prendre le traitement préventif …

sans oublier :

  • Les banques et le taux de change : ce point est 0 préparer pour ne pas être pris au dépourvu au cours de votre séjour. Trouve-t-on facilement des endroits pour obtenir du liquide ? Le taux de change est-il plus intéressant ici ou là-bas ?
  • Votre forfait téléphonique à l’étranger : les tarifs des appels et SMS mais aussi le prix des connexions internet. Même si un voyage c’est aussi avoir le plaisir de se déconnecter du quotidien et donc des nouvelles technologies, c’est quand même un confort en cas de pépin (ou juste de petit doute) à l’autre bout du monde, de pouvoir joindre son pédiatre rapidement et à moindre frais !

En plus des renseignements que vous aurez pu collecter auprès de l’office de tourisme, je vous recommande de vous rendre sur le site France Diplomatie « rubrique conseils aux voyageurs » 

Ce site est une mine d’informations, de conseils et d’adresses très utiles !

3-Fixez-vous un budget global grâce à votre itinéraire

La création de votre itinéraire (jour par jour) vous permettra d’y intégrer toutes les étapes de votre voyage et de ne rien oublier.

Vous pourrez en un clin d’œil visualiser votre parcours avec  les horaires mais aussi les dépenses par poste et/ou par jour.

Ainsi, pas de surprise, ni sur un oubli d’organisation, ni sur le budget global.

Voici un exemple outil-programme-et-budget-de-voyage c’est pour vous (à modifier avec vos propres parcours) : c’est cadeau !

4-Pensez à tous les transports que vous allez prendre (et pas que l’avion !)

On se renseigne et on réserve à l’avance, voir très à l’avance, si besoin. Cela permet d’avoir en général des tarifs intéressants. Je vous conseille aussi de faire des réservations en cas d’horaires tardifs ou quand il y a peu de solution de secours, surtout en haute saison pour :

  • les pré-acheminements et post-acheminements. En gros, le trajet de chez vous à l’aéroport international, en prenant toujours une bonne marge de manœuvre.
  • les transferts entre gare et aéroport, aéroport et hôtel… Il y a plusieurs solutions : taxis, navettes des aéroports, bus locaux, navette de certains hôtels ou réceptifs…
  • les trajets durant votre séjour : liaisons en avion ou en bateau ou encore les locations de véhicules. Oui, vous trouverez toujours sur place une voiture à louer mais peut être pas assez grande ! Il faut mettre tous vos bagages et les enfants! Et il ne faut pas oublier la réservation des fameux sièges bébés ou rehausseurs qui sont souvent en quantités limitées chez les loueurs !

et pour finir :

Exemple d’un avion de la compagnie « Onvasecracher-airline’ pas recommandé !!! / Crédit photo : Catherine Jobert
  • les vols : On évite de voyager sur « Onvasecrasher-airlines » ou « Air-onapasdesouspourentrenirnosavions »: Security first ! Soyez particulièrement attentif aux horaires et aux prix. Mais je vous recommande de toujours revérifier les conditions de voyage de chaque compagnie aérienne. En effet, le poids du bagage en soute,  la taille et le poids du bagage à main, le poids limite et la taille limite de bébé dans les nacelles, la possibilité gratuite ou non d’emporter une poussette, la réservation des repas bébés et enfants … Tous ces éléments changent d’une compagnie aérienne à une autre. Afin d’éviter les déconvenues ou les suppléments bagages toujours hors de prix, on se renseigne. Attention, vous pouvez acheter un billet à une compagnie aérienne « Z » mais qui soit opéré par une compagnie « Y » partenaire. Vérifier directement auprès de la compagnie aérienne qui va effectuer le vol (donc la compagnie « Y »!) .

et enfin, prévoyez les éventuels retards en prenant toujours une marge !

Les retards dans le secteur des transports sont choses courantes donc on en tient compte ! De plus, le contexte sécuritaire actuel est un nouveau paramètre à prendre en compte car les passages aux douanes ou aux passages sécurités sont de plus en plus nombreux et complexes et donc, prennent beaucoup de temps !

5-Faites un choix et une réservation précis sur votre type d’hébergement et prévoyez les repas

Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour le choix d’un hébergement :

  • son prix : ça, normalement on y pense tous …
  • sa localisation : pas seulement centre ville ou proche plage, il y a aussi la proximité des commerces (60 kilomètres aller/retour pour un paquet de couches et 4 compotes, ça peut endommager le programme d’une journée…) et des restaurants. Les zones d’excursions sont-elles facilement accessibles?
  • sa capacité d’accueil : un hôtel de 300 chambres ne vous offrira pas la même ambiance qu’un hôtel de 30 chambres.
  • les services proposés : on ne fait pas référence qu’aux classiques possibilités de restauration ou à l’existence du wifi. Mais on pense à des choses bien plus spécifiques comme avoir un service ou un accès à une buanderie (quand on voyage avec des enfants c’est appréciable !), ou le prêt d’une chaise haute au restaurant…

Et pour être encore plus précis sur la chambre on va se renseigner sur :

  • la catégorie et le nombre de chambres qu’il nous faut: chambres où l’on pourra avoir les enfants avec nous (type suite parentale) ou bien chambres doubles séparées mais communicantes ou totalement séparées (voir très, très loin l’une de l’autre car oui, les parents d’ados peuvent faire ce choix sans rougir !)…
  • la superficie et les possibilités de couchages : pouvons-nous avoir dans la chambre un lit parapluie et un lit enfant ? le lit parapluie est-il prêté ou loué ? s’il n’y en a pas, pouvons nous apporter le notre ?

Pour les repas, à chacun ses préférences au niveau des formules : petit déjeuner, demi-pension, pension complète ou tu chasses et/ou tu pêches…

Si tu sais pêcher : tu peux faire des économies. Tu sais pas pêcher : tu peux (comme nous) avoir des amis qui pêchent … Tu sais pas pêcher et t’as pas d’amis : la solution c’est la pension complète ! Merci à ma famille de Tikehau pour ce BBQ de rêve ! /Crédit photo : Catherine Jobert

Pensez à prévoir la nourriture si vous avez des bébés car pour certaines destinations le lait infantile est une denrée rare ! Et pensez tout de même à demander si il est possible d’avoir accès à un micro-onde si besoin pour les petits pots …

Pour cela on se renseigne directement auprès de l’hôtelier et on reprécise ses souhaits au moment de la réservation !

6-Pensez à la pré-sélection (voir réservation) des excursions à l’avance !

Faire un tour d’horizon des excursions possibles (accessibilités, période de l’année, âge minimum des enfants …). Cela va vous permettre de vous projeter, de comparer les tarifs mais aussi d’affiner votre budget !

Attention, il y a certaines visites ou excursions qui sont en capacités limitées et très prisées ! Pour celles-ci et pour être sûr de ne pas manquer ça, pensez à les réserver à l’avance. C’est faisable soit par votre agence de voyage, soit en passant par un réceptif local (reconnu) ou une central de réservation en ligne (avec des garanties) mais aussi (pour les plus confiants) en vous adressant directement à l’excursionniste.

Prudence sur certaines destinations avec les passages en direct. Certaines agences ou prestataires locaux n’offrent aucune garantie mis à part celle d’encaisser votre argent !!!

7-Assurez ce voyage !

Au sens figuré si vous suivez les 6 étapes précédemment citées : vous assurez ce voyage ( oh yeah !!!) !

Mais je souhaitais mettre l’accent sur le sens propre !

Les incidents et accidents sont malheureusement inévitables (c’est le concept).

Et même si on connait un bon chamane et qu’on est bien équipé en trèfle à 4 feuilles, fer à cheval, patte de lapin et amulettes en tous genre … On ne peut pas toujours compter que sur sa chance !

Gri-Gri « sette » et Hector ! Crédit photo : Catherine Jobert

Je ne dis pas qu’il faut absolument prendre toutes les assurances voyages qui existent : annulation, bagages, retard de vols … En effet, beaucoup sont optionnelles (à mes yeux) et dans le pire des cas, l’impact se limite à un impact financier. Il aura un coût minime voir moyen, mais rapidement limité .

Je souhaite donc vous parler d’assurances qui pour moi sont bien plus importantes voir essentielles :

  • rapatriement par équipes médicales en cas de maladie, accident ou de décès.
  • Prise en charge des frais médicaux à l’étranger si vous devez être soigné sur place.
  • responsabilité civile à l’étranger en cas de dommages accidentels causés durant votre séjour à l’étranger.

La bonne nouvelle c’est que nous sommes souvent déjà couverts mais sans le savoir ! Alors, avant de souscrire ces assurances chez un assureur spécialisé dans les voyages, vous pouvez vous renseigner auprès de :

  • votre banque car votre contrat de carte bancaire peut inclure ce type d’assurances.
  • votre assureur qui gère votre assurance habitation et/ou auto car elles aussi, peuvent inclure ce type d’assurances.

Et voilà ! En suivant ces 7 étapes vous devriez éliminer une bonne partie des imprévus… prévisibles !

Maintenant, c’est à vous !

Cath’

 

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